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GERENCIA ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA

La Gerencia Administrativa y Financiera es la responsable de apoyar y supervisar diversos temas administrativos y financieros.  Deberá crear e implementar políticas y procedimientos internos, llevar controles administrativos y velar por que se cumplan las políticas. Supervisará los procesos de las compras del Tribunal Supremo Electoral. La Gerencia es responsable de reunirse con las Direcciones de la Institución bajo su cargo, manejar el presupuesto, hacer análisis de lo presupuestado versus lo ejecutado. Deberá supervisar la contabilidad, las finanzas, impuestos y elaborar proyecciones financieras junto a la Dirección de Finanzas.

Base Legal:

  • Acuerdo No. 267-2021, emitido por el Tribunal Supremo Electoral, de fecha 28 de julio de 2021, Creación del puesto de Gerente Administrativa Financiera.
  • Acuerdo No. 404-2021, emitido por el Tribunal Supremo Electoral, de fecha 27 de octubre de 2021, Creación de la Estructura de la Gerencia Administrativa y Financiera y las dependencias que lo conforman.

 Objetivos de la Gerencia Administrativa y Financiera:

  •  Incrementar la credibilidad y confianza del actuar del Tribunal Supremo Electoral, en la ciudadanía y las organizaciones políticas.
  • Fortalecer la función jurisdiccional constitucional del Tribunal Supremo Electoral.
  • Procurar que la Ley Electoral y de Partidos Políticos se convierta en un instrumento efectivo, que favorezca el cumplimiento de los fines del Tribunal Supremo Electoral para los cuales fue creado.
  • Garantizar la transparencia en los eventos electorales.
  • Garantizar imparcialidad y eficiencia en los mecanismos de inscripción, control y fiscalización de las organizaciones políticas y candidatos a cargos de elección popular.
  • Contribuir al mejoramiento de capacidades de los partidos políticos respecto a sus derechos y obligaciones legalmente establecidos.
  • Promover la participación cívico-política y democrática de las mujeres, fortaleciendo sus capacidades para optar a puestos de elección popular.
  • Impulsar el incremento de ciudadanos inscritos en el Padrón Electoral, para el ejercicio de sus derechos políticos.
  • Fortalecer la depuración y actualización permanente del Padrón Electoral.
  • Administrar procesos electorales transparentes, confiables, con amplia participación ciudadana, fomentando el fortalecimiento de los deberes y derechos de los ciudadanos.
  • Impulsar y desarrollar procesos de reflexión, deliberación y formación cívico-política y electoral con los distintos grupos de ciudadanos, para incrementar su capacidad y conocimiento democrático.
  • Mejorar y agilizar procesos y gestiones actualizados a fin de brindar un mejor servicio, en las dependencias del Tribunal Supremo Electoral.
  • Dar a conocer información relevante y pertinente de los objetivos, acciones y resultados del Tribunal Supremo Electoral, de manera confiable, veraz y oportuna, tanto externa como internamente.
  • Mantener y mejorar las condiciones de trabajo y el cumplimiento adecuado de las funciones de todos los trabajadores del Tribunal Supremo Electoral.
  • Contar con información veraz, confiable y oportuna, para la toma de decisiones, sobre los avances y resultados de las actividades planificadas y los recursos utilizados.
  • Obtener apoyo de la Cooperación Nacional e Internacional, en materia de asistencia técnica o financiera, para la implementación de las políticas institucionales y el fortalecimiento del desarrollo de las funciones del Tribunal.
  • Fortalecer la comunicación y coordinación del Tribunal con los Organismos y entidades de Cooperación, así como con Órganos Electorales de otros países.
  • Mantener el patrimonio físico del Tribunal Supremo Electoral, en condiciones adecuadas y funcionales, así como de inmuebles que se adquieran y otros bienes necesarios, para el desarrollo de sus funciones.

Funciones de la Gerencia Administrativa y Financiera:

La Gerencia Administrativa y Financiera es la encargada de coordinar, planificar, organizar, dirigir, supervisar, (ejecutar) y evaluar los procesos administrativos y financieros del Tribunal Supremo Electoral así mismo se realicen de forma transparente y de conformidad con la legislación vigente, controlando las labores de cada Dirección y Departamento a cargo de esta Gerencia.

  • Planificar, organizar, dirigir, coordinar, controlar y supervisar las actividades de la Dirección Administrativa, Dirección de Finanzas, Dirección de Recursos Humanos y Dirección de Planificación lo relacionado a la gestión administrativa financiera.
  • Coordinar, supervisar y evaluar los planes y programas de las direcciones a cargo de esta Gerencia y brindar lineamientos para su elaboración e implementación.
  • Coordinar con la Dirección General de Informática todo lo relacionado con sistemas tecnológicos para el funcionamiento del Tribunal Supremo Electoral.
  • Coordinar, supervisar y avaluar las funciones operativas, administrativas y financieras a nivel institucional.
  • Coordinar, supervisar y evaluar la elaboración de manuales de organización y funciones y de normas y procedimientos, así como las modificaciones y actualizaciones oportunas de los mismos.
  • Coordinar, supervisar y evaluar la entrega del plan anual de compras y adquisiciones del Tribunal Supremo Electoral y presentarlo al Pleno de Magistrados dentro del plazo establecido en la Ley; así como las modificaciones y actualizaciones que correspondan. 
  • Proponer y coordinar la elaboración y actualización permanente de las políticas en materia de tecnología de la información; así como para el control de los activos intangibles informáticos del Tribunal Supremo Electoral.
  • Coordinar, supervisar y evaluar la aplicación de los procedimientos y normativas para la administración y desarrollo del recurso humano del Tribunal Supremo Electoral.
  • Coordinar, supervisar y evaluar la administración, manejo y control de los registros presupuestarios, contables y financieros del Tribunal Supremo Electoral.
  • Coordinar, supervisar y evaluar el proceso de planificación institucional y la formulación de los planes estratégicos y operativos.
  • Elaborar, implementar y evaluar los planes y programas para el oportuno suministro de recursos materiales y servicios para la realización de las actividades de las dependencias del Tribunal Supremo Electoral.
  • Promover y solicitar la realización de auditorías administrativas y financieras hacia las dependencias a cargo de esta Gerencia en materia de procesos, recursos humanos, avance de actividades y otros.
  • Coordinar, supervisar y avaluar la administración de los fondos rotativos autorizados por el Tribunal Supremo Electoral.
  • La elaboración del Plan Operativo Anual con el correspondiente presupuesto para ser presentado e integrado en el Plan Operativo Anual y presupuesto institucional.
  • Coordinar y supervisar la elaboración del Plan Operativo Anual de sus dependencias con su correspondiente presupuesto para ser presentado e integrado en el Plan Operativo Anual y presupuesto institucional.
  • Rendir informes de manera trimestral, al Secretario General del Tribunal Supremo Electoral, sobre las actividades realizadas en el periodo y los que le sean requeridos.
  • Otras funciones que sean asignadas a esta Gerencia por el jede superior inmediato, para cumplir con las necesidades institucionales que se requieran a la dependencia de manera temporal, principalmente en el período del Proceso Electoral (en sus fases) o de Consulta Popular.

 Dentro de las dependencias que integran la Gerencia Administrativa y Financiera se encuentran las siguientes:

 

DIRECCIÓN DE PLANIFICACIÓN

La Dirección de Planificación, es la responsable del proceso de planificación institucional, asesoría, coordinación y apoyo para la formulación de los planes operativos e institucionales, así como del seguimiento y evaluación de los mismos, para mejorar y proponer estrategias o medidas correctivas, que sean necesarias en su ejecución.

Entre sus funciones se encuentran: organizar, brindar asesoría y coordinar el proceso de formulación de los Planes Operativos Anuales e integrar los Planes institucionales de corto y mediano plazo; supervisar y evaluar la ejecución de dichos planes y apoyar al Tribunal Supremo Electoral, en la definición de sus políticas generales para la formulación de los planes, así como para el desarrollo institucional del Tribunal.

Asimismo, brinda asistencia técnica para el desarrollo institucional, ya que apoya a las dependencias en materia administrativa, para el mejoramiento y modernización de su estructura organizacional, revisión y mejoramiento de procesos y procedimientos institucionales, mediante la elaboración de manuales de organización y funciones, así como, la elaboración de propuestas de normativas internas e informes para instituciones nacionales y/o internacionales, según sea requerido.

Para el cumplimiento de sus funciones, la Dirección de Planificación utiliza una metodología participativa, propiciando que todas las dependencias del Tribunal Supremo Electoral, puedan identificar sus necesidades, planificar sus acciones y formular sus indicadores de gestión, así como, monitorear y evaluar cuatrimestralmente las metas programadas para cada año de acuerdo con sus propias necesidades y criterios en función de los objetivos institucionales.

Base Legal:

  • Constitución Política de la República de Guatemala.
  • Ley Electoral y de Partidos Políticos, Decreto Ley 1-85 de la Asamblea Nacional Constituyente.
  • Acuerdo No. 783-2007, emitido por el Tribunal Supremo Electoral, de fecha 20 de diciembre de 2007, creación Dirección de Planificación.

La Dirección de Planificación fue creada mediante el Acuerdo No. 783-2007, emitido por el Tribunal Supremo Electoral, de fecha 20 de diciembre de 2007, indicando en el Artículo 6º, que esta dependencia es la encargada de la planificación institucional; la dirección y coordinación del Plan Operativo Anual; el seguimiento y evaluación del mismo, así como la planificación, coordinación y dirección de las políticas y reglamentos administrativos del Tribunal.

Tomando como punto de partida el acuerdo de creación antes mencionado, inició sus labores a finales del mes de enero de 2008; sin embargo, su implementación se completó a partir del mes de mayo de 2008.

En el año 2021 mediante los Acuerdos números 267-2021 y 404-2021 fue creada la Gerencia Administrativa y Financiera, y en el acuerdo 476-2021 aprueban la estructura del organigrama específico en donde aparece que la Dirección de Planificación depende de la Gerencia Administrativa y Financiera.

Objetivos de la Dependencia:

  • Coordinar la elaboración e integración del Plan Estratégico Institucional (PEI), Plan Operativo Multianual (POM), Plan Operativo Anual (POA), Plan Operativo Electoral (POE), Plan Operativo Consulta Popular (POC) del Tribunal Supremo Electoral con su respectivo presupuesto.
  • Coordinar, orientar y brindar apoyo a las dependencias del Tribunal Supremo Electoral, en la elaboración de los Planes Operativos Anuales.
  • Planificar, organizar, dirigir y coordinar todas las actividades inherentes a los procesos de planificación.
  • Proponer al Tribunal políticas y estrategias generales, con base a los lineamientos del Pleno de Magistrados, para orientar el desarrollo de los objetivos institucionales.
  • Realizar el seguimiento y evaluación de los distintos planes operativos institucional, anual, electoral y de consulta popular, que genera el Tribunal Supremo Electoral.
  • Realizar la planificación, coordinación y dirección de las Políticas y Reglamentos Administrativos del Tribunal Supremo Electoral.
  • Realizar el monitoreo cuatrimestral, seguimiento y evaluación de los planes operativos del Tribunal Supremo Electoral.

Funciones de la dependencia:

La Dirección de Planificación es una dependencia del área administrativa del Tribunal Supremo Electoral, que depende jerárquicamente de la Gerencia Administrativa y Financiera según Acuerdo 404-2021 de este Tribunal.

Esta Dirección, es la responsable del proceso de planificación institucional, asesoría, coordinación y apoyo para la formulación de los planes operativos e institucionales, así como del seguimiento y evaluación de los mismos, para mejorar y proponer estrategias o medidas correctivas, que sean necesarias en su ejecución.

  • Proponer al Tribunal Supremo Electoral políticas y estrategias generales, con base a los lineamientos del Pleno de Magistrados(as), para orientar el desarrollo de los objetivos institucionales.
  • Planificar, organizar, dirigir y coordinar todas las actividades inherentes a los procesos de planificación.
  • Coordinar la elaboración e integrar: Plan Estratégico Institucional (PEI), Plan Operativo Multianual (POM), Plan Operativo Anual (POA), Plan Operativo Electoral (POE), Plan Operativo Consulta Popular (POC), del Tribunal Supremo Electoral con su respectivo presupuesto.
  • Realizar el monitoreo, seguimiento y evaluación de los planes del Tribunal.
  • Analizar, conocer, recomendar, integrar y proponer el mejoramiento de procesos y procedimientos de las diferentes dependencias de la Institución, utilizando una metodología participativa que permita el análisis y formulación de propuestas por parte de las dependencias del Tribunal Supremo Electoral.
  • Apoyar en el análisis organizacional, funcional y de procedimientos, a solicitud de las autoridades superiores, con el fin de proponer cambios o actualización de la estructura organizacional o funcional de las dependencias, para contribuir al desarrollo institucional del Tribunal Supremo Electoral.
  • Participar conjuntamente con la Dirección de Finanzas del Tribunal (Unidad de Administración Financiera), en la formulación del anteproyecto de presupuesto institucional anual, otorgando la información presupuestaria correspondiente a las funciones y actividades planificadas por las dependencias.
  • Definir categorías y los centros de costos, dominio y clasificación de los productos, resultados institucionales, productos y subproductos a incorporar al presupuesto de egresos institucional; así mismo asociar los productos a los centros de costo, e ingreso de insumos de acuerdo con la tipología; en el marco de la aplicación de la Metodología de Gestión por Resultados.
  • Diseñar y conducir un sistema de seguimiento y evaluación de costos, con base en la gestión por resultados y los lineamientos del Ministerio de Finanzas Públicas, como ente rector del sistema presupuestario.
  • Ser corresponsables, junto a la máxima autoridad institucional, de velar por el cumplimiento de las políticas, normas y lineamientos que emitan los órganos rectores de acuerdo con su competencia.
  • Establecer de acuerdo con los objetivos estratégicos e institucionales, las unidades de medida y relaciones financieras que permitan definir técnicamente los indicadores de su gestión.
  • Monitorear la ejecución de los programas y proyectos institucionales.
  • Evaluar el impacto del plan estratégico institucional.

 

DIRECCIÓN DE RECURSOS HUMANOS

La Dirección de Recursos Humanos es la responsable del reclutamiento de personal conforme los perfiles de los puestos aprobados en el Manual de Organización y Descripción de Puestos del Tribunal Supremo Electoral, el resguardo de los archivos de los empleados activos y ex empleados, la administración de pago de salarios, honorarios, beneficios y otros, la administración de la normativa que regula las relaciones laborales del personal del Tribunal, el  apoyo  a los programas  que el Instituto Electoral lleva a cabo para la capacitación del personal y la prevención de riesgos laborales y de medio ambiente.

La Dirección de Recursos Humanos, está integrada por la Dirección, la Subdirección y los Departamentos de Bienestar Laboral, de Administración de Personal y de Reclutamiento y Selección de Personal.

Es importante mencionar que el Tribunal Supremo Electoral, cuenta con una Clínica Médica, la cual se encuentra dentro del Departamento de Bienestar Laboral de la Dirección de Recursos Humanos.

Base legal:

La Dirección de Recursos Humanos del Tribunal Supremo Electoral, fue creada por Acuerdo Número 171-2001 de fecha 10 de mayo de 2001.

Objetivos de la dependencia:

  • Brindar asistencia técnica y apoyo en materia de recursos humanos al Pleno de Magistrados.
  • Administrar el pago de salarios, honorarios, beneficios y otros.
  • Brindar apoyo a los programas de capacitación que el Instituto Electoral lleve a cabo.
  • Administrar la normativa que regula las relaciones laborales del personal del Tribunal Supremo Electoral.

Funciones de la dependencia:

  • Coordina y realiza las gestiones con las unidades que integran la Dirección.
  • Lleva a cabo las actividades de recepción, análisis y distribución de los documentos recibidos en la Dirección.
  • Elabora el Plan Operativo Anual de la Dirección en coordinación y apoyo de la Dirección de Planificación del Tribunal Supremo Electoral.
  • Revisa, avala e integra el Plan Operativo Anual POA, de sus unidades.
  • Revisa, avala e integra el Plan Operativo Preelectoral (POPE) y el Plan Operativo Electoral (POE), de sus unidades.
  • Elabora los Presupuestos Analíticos de puestos y salarios (funcionamiento y electoral) en coordinación con el Departamento de Presupuesto.
  • Facciona actas de toma de posesión y actas de entrega de cargo.
  • Elabora contratos de personal con cargo a los renglones presupuestarios 022 y 021.
  • Lleva un control del archivo general del personal de la institución.

La Dirección de Recursos Humanos, para el desarrollo sus funciones se conforman con los siguientes Departamentos:

 

Departamento de Administración de Personal

  • Recepción y verificación de expedientes de personal de nuevo ingreso
  • Elaboración de nóminas de salarios.
  • Elaboración de nómina de tiempo extraordinario.
  • Elaboración de salarios extra nómina, incapacidades por suspensiones de IGSS.
  • Elaboración de notificaciones de vacaciones.
  • Calendarización de programación de vacaciones.
  • Elaboración de nómina de dietas de representantes de Partidos Políticos.
  • Cálculo de prestaciones laborales.
  • Elaboración de nóminas que corresponden a prestaciones de ley.
  • Integración de estructuras presupuestarias de los programas de actividades que serán utilizadas en los diferentes pagos.
  • Elaboración de órdenes de compra para todos los pagos realizados (salarios, tiempo extraordinario, pagos extra nómina, prestaciones laborales, servicios técnicos y profesionales).
  • Todos los procesos en el sistema de Gestión SIGES (liquidación, devengado, comprometido, autorizaciones, etc.).
  • Realización de todos los procesos para el pago de honorarios del personal bajo el renglón 029, en el Sistema de Nómina, Registro de Servicios Personales, Estudios y/o Servicios Individuales y Otros Relacionados con el Recurso Humanos –GUATENÓMINAS-.
  • Elaboración de constancias laborales de empleados.
  • Tramitación de formularios relacionados a préstamos a Banco de los Trabajadores, Banco Industrial, Cooperativa Upa, FHA.
  • Elaboración de certificados electrónicos para el IGSS.
  • Cálculo y revisión de incapacidad temporal por suspensiones de IGSS.
  • Trámite de pago de retenciones mensuales.

 

Departamento de Bienestar Laboral

  •  Ejercer el control de asistencia y puntualidad del personal del Tribunal Supremo Electoral.
  • Control de permisos y ausencias del personal del Tribunal Supremo Electoral.
  • Programar, gestionar y coordinar actividades de salud preventiva del personal del Tribunal.
  • Controlar y elaborar los carné del personal de la Institución.
  • Mejorar los niveles de satisfacción del personal por medio de la realización de actividades culturales.
  • Programar y realizar las actividades de días especiales del personal.

 

Departamento de Reclutamiento y Selección de Personal

  •  Responsable del proceso de reclutamiento y selección de personal del Tribunal Supremo electoral.
  • Realiza la recepción y verificación de expedientes de personal de nuevo ingreso,
  • Revisa y actualiza formatos y/o formularios para completar información de candidatos a puestos.
  • Revisa expedientes analizando que cumplan con la documentación requerida.
  • Elabora informes de expedientes.
  • Realizar la inducción al personal de nuevo ingreso.
  • Llevar controles y registros para elaborar estadísticas del proceso de Reclutamiento y Selección.

 

DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA

La Dirección Administrativa es la Dependencia del Tribunal Supremo Electoral que se encarga de brindar apoyo a la Gerencia Administrativa y Financiera en todas aquellas funciones que requieran de dirección, coordinación, ejecución y evaluación de la gestión administrativa del Tribunal Supremo Electoral. 

Base legal:

La Dirección Administrativa se encuentra sustentada en:

  • Artículo 152 de la Ley Electoral de Partidos Políticos, que le da vida al TSE.
  • Acuerdo No. 404-2021 en el cual se aprueba la creación de la Dirección Administrativa con fecha 27 de octubre de 2021.

Objetivos de la Dirección Administrativa:

  • Optimizar los procesos administrativos, para la correcta ejecución presupuestaria del Tribunal Supremo Electoral.
  • Velar por que el Departamento de Compras y Contrataciones realice los procesos de adquisiciones de bienes y servicios, con apego a las leyes y normas vigentes aplicables.
  • Velar por el uso adecuado de los recursos de la Institución.
  • Supervisar que el Departamento Administrativo preste los servicios propios del departamento de manera óptima.
  • Velar por la correcta aplicación de Ley Electoral y de Partidos Políticos, dentro de los procesos y gestiones administrativas.
  • Supervisar que todos los procesos de adquisición se realicen de forma transparente y eficiente, con profesionalismo y prontitud, para satisfacer las necesidades del Tribunal Supremo Electoral.
  • Coordinar y promover capacitaciones para el personal de las dependencias a su cargo.
  • Apoyar a los diferentes Departamentos, Unidades y Secciones que conforman el Tribunal Supremo Electoral, en gestión de sus pedidos, de acuerdo al Manual de Compras y Contrataciones y normas internas emitidas y apegadas al Plan Operativo Anual, para poder alcanzar los objetivos establecidos en el mismo.

Funciones de la Dirección Administrativa:

  • Planificar, organizar, dirigir, coordinar, controlar y supervisar los departamentos secciones y unidades bajo su cargo.
  • Implementar y evaluar los planes y programas para el oportuno suministro de bienes y servicios para la realización de actividades de las dependencias de la institución.
  • Coordinar, supervisar y evaluar las funciones operativas y administrativas a nivel institucional.
  • Coordinar, supervisar y evaluar las funciones operativas, administrativas y presupuestarias de las dependencias a su cargo.
  • Coordinar, supervisar y evaluar la administración del Almacén de suministros y bienes de la institución.
  • Coordinar, supervisar y evaluar la elaboración y actualización de los manuales de organización y funciones y normas y procedimientos, de las dependencias a su cargo.
  • Coordinar, supervisar y evaluar la administración del fondo rotativo interno del Departamento Administrativo, autorizado por el Tribunal Supremo Electoral.
  • Coordinar, supervisar y evaluar la elaboración y modificación del Plan Anual de Compras y/o Adquisiciones del Tribunal Supremo Electoral.
  • Presentar el Plan Anual de Compras ante la Gerencia Administrativa Financiera para su aval, previo a su traslado a la autoridad correspondiente del Tribunal Supremo Electoral para su aprobación.
  • Elaborar su plan operativo anual y su correspondiente presupuesto para ser presentado e integrado en el plan operativo anual y presupuesto institucional.
  • Rendir informes de manera trimestral, a la Gerencia Administrativa Financiera, sobre las actividades realizadas en el período y los que le sean requeridos.
  • Otras funciones que le sean asignadas por el (la) Jefe (a) inmediato, en razón del puesto u otras para cumplir con necesidades institucionales que se requieran a la dependencia de manera temporal, principalmente en el período del Proceso Electoral (en sus fases) o de Consulta Popular.

La Dirección Administrativa está compuesta por los siguientes departamentos:

 

Departamento Administrativo

El Departamento Administrativo está integrado por la Sección de Almacén y los Fondos Rotativos de Funcionamiento y de Aporte Extraordinario; dentro de sus funciones planifica, coordina, la gestión para el pago urgente de bienes y servicios, dirige y ejecuta; la gestión y pago de servicios básicos, impuestos de vehículos; gestión de arrendamiento de inmuebles para ubicación de oficinas de la Institución. Por medio de los Fondos Rotativos Internos se realizan la gestión para la adquisición de bienes y servicios de carácter urgente y emergentes, cumplimiento de pago de viáticos, etc. además tiene a cargo el resguardo de los bienes propiedad de la Institución por medio del ramo de seguro que corresponda; asimismo, coordina y gestiona la realización de subastas de bienes en desuso, coordina y gestiona el reciclaje de documentos cuya vigencia a fenecido por medio de la Sección de Almacén.


Sección de Almacén

La Sección de Almacén nace en conjunto con el proceso de reestructuración administrativa que fue realizado según Acuerdo Número 404-2021, dictado por los Magistrados del Tribunal Supremo Electoral, el día veintisiete de octubre del año dos mil veintiuno.

Sus objetivos son recibir y resguardar material y equipo que se compra para uso del Tribunal Supremo Electoral, y resguardar los bienes en tránsito que son desechados de las diversas dependencias del Tribunal Supremo Electoral.

Dentro de sus funciones principales son las siguientes:

  • Recepción y traslado de bienes inventariables o no inventariables en resguardo o en tránsito a diversas dependencias, en tiempos laborales normales y en procesos electorales.
  • Control y registro de tarjetas de responsabilidad de la Sección de Almacén.
  • Emisión de constancias de no existencia de bienes o suministros en almacén.
  • Despacho de suministros existentes en almacén.
  • Control y cierre mensual de inventario de Kardex.
  • Verificación de saldos contra existencia física en almacén, del sistema Kardex.
  • Elaboración del Plan Operativo Anual y Electoral.

 

Fondo Rotativo Interno

El Fondo Rotativo Interno es una dependencia que depende del Departamento Administrativo y dentro de sus funciones se pueden mencionar las siguientes:

Elaborar el acta de apertura inicial y en el caso que corresponda, del complemento en el momento de recibir la totalidad de los fondos asignados a los fondos rotativos y Caja Chica de conformidad con los Acuerdos de aprobación correspondientes.

Suscribir dos actas: Una para la constitución de la disponibilidad en efectivo del Fondo Rotativo Interno y otra para la constitución de las Cajas Chicas asignadas a las Delegaciones Departamentales, ambas en las hojas móviles autorizadas por la Contraloría General de Cuentas y remitir copia al Fondo Rotativo Institucional y a Auditoria.

Elaborar cheques para la constitución de las Cajas Chicas, remitiéndolos a cada una de las Delegaciones Departamentales a través de la Unidad Coordinadora de Delegaciones y Subdelegaciones del Registro de Ciudadanos, junto con la copia del acta y del acuerdo de las Cajas Chicas aprobadas a cada una de las Delegaciones Departamentales correspondientes.

Administrar la Caja Chica que se autorice al Fondo Rotativo Interno de la sede central, conforme a la normativa autorizada para el efecto.

Revisar que los documentos de legítimo abono y documentos de respaldo estén correctamente elaborados y que cumplan con los requisitos legales y fiscales vigentes.

Garantizar que en la erogación de los fondos (cheque o efectivo) se utilicen los formularios correspondientes (Requisición, Vale y Formulario de Liquidación) establecidos en este Manual.

Observar como medida de seguridad que, en la impresión de los cheques, se anote la palabra “No Negociable” y se imprima con tinta o cinta segura (que no se borre), o en su defecto se coloque un sello indicando dicha frase.

Sellar todas las facturas cuando el documento es pagado con cheque, con la denominación: “Pagado con cheque No. ________, fecha de cancelación” y cuando el documento es cancelado en efectivo, “Pagado en efectivo, fecha de cancelación”.

Mantener al día el registro de los movimientos bancarios (libro u hojas móviles de conciliaciones bancarias y libro de bancos) así como de cuentas corrientes de las Cajas Chicas.  Los libros u hojas móviles deberán ser autorizados por la Contraloría General de Cuentas.

Velar porque los responsables de las Cajas Chicas, tengan al día los registros en libros u hojas móviles (de conciliaciones bancarias y de caja chica), previamente autorizados por la Contraloría General de Cuentas y realizar o designar al personal a su cargo a las Delegaciones Departamentales para que de forma selectiva se realicen arqueos y verificar la documentación correspondiente al manejo de dichas Cajas Chicas, de lo cual elaborará y presentará informe de lo actuado al Jefe (a) del Fondo Rotativo Institucional con copia a la Gerencia Administrativa y Financiera.

Solicitar al Fondo Rotativo Institucional, el reintegro de recursos en forma secuencial a los montos liquidados semanalmente, con el propósito de mantener disponibilidad constante de recursos. En casos especiales de las Delegaciones Departamentales y de pagos de servicios básicos de energía eléctrica, de agua potable, extracción de basura y servicios de línea telefónica fija, las facturas deben ser liquidadas como máximo dos meses después de haber sido emitidas, con excepción de las facturas que generen retención y pago de impuesto; aquellas que se liquiden después de los dos meses, serán rechazadas y no será reintegrado (reembolsado) el gasto.

Notificar a los encargados de las Cajas Chicas por medio de Intranet, la fecha límite para realizar el cierre anual de los fondos que manejen en las cuentas de depósito monetario conforme las disposiciones que se emiten para tal efecto.

Para el requerimiento de los recursos a través de los Fondos Rotativos Internos, se utilizará el formulario “Vale”, el cual deberá ser liquidado en un plazo máximo de tres días hábiles cuando se trate de adquisiciones que conlleven gestiones como ingreso a almacén, inventarios o autorizaciones especiales.  Para el resto de adquisiciones, el plazo para liquidar el Vale será de dos días hábiles como máximo. De no cumplir con los plazos establecidos, solicitará el reintegro de los recursos otorgados.

Supervisar el cumplimiento a lo establecido en la Ley de Contrataciones del Estado y su Reglamento, así como a la normativa de GUATECOMPRAS en lo relacionado a publicar en el sistema GUATECOMPRAS la documentación que respalda el pago de bienes o contratación de servicios realizados a través del Fondo Rotativo Interno, adjuntando la constancia a los expedientes que conformen la rendición que corresponda

Presentar al Fondo Rotativo Institucional, los documentos de legítimo abono, con el formulario FR-03, previamente revisado (por personal del Departamento de Contabilidad) para su consolidación y reposición.

Elaborar acta en la que se haga constar el cierre de Fondo Rotativo Interno, con base al modelo del acta de cierre, remitiendo copia de la misma al Encargado del Fondo Rotativo Institucional, Gerencia Administrativa y Financiera y Auditoría.

 

Departamento de Compras y Contrataciones

El Departamento de Compras y Contrataciones del Tribunal Supremo Electoral es el encargado de la gestión y adquisición de bienes, suministros y/o servicios que requieran las diferentes dependencias que integran el Tribunal Supremo Electoral.

 

Departamento de Servicios Generales

El Departamento de Servicios Generales, está integrado por la Sección de Diseño, Infraestructura, Conservación y Preservación y la Unidad de Vehículos, tiene como objetivo coordinar y proveer el soporte operativo necesario prestando los servicios generales para el buen funcionamiento en las diferentes Sedes que tiene el Tribunal Supremo Electoral.

 

DIRECCIÓN DE FINANZAS

La Dirección de Finanzas es la entidad encargada de la administración, manejo y control de los recursos y registros presupuestarios, contables y financieros, que proveen a las autoridades información exacta, confiable y actualizada de los activos del Tribunal Supremo Electoral, para la correcta toma de decisiones.

Base legal:

  • Acuerdo No. 112-2005 del Tribunal Supremo Electoral
  • Acuerdo No. 171-2001 del Tribunal Supremo Electoral
  • Acuerdo No. 087-2007 del Tribunal Supremo Electoral
  • Ley Orgánica del Presupuesto y su Reglamento
  • Constitución Política de la República de Guatemala
  • Normas Generales de Control Interno Gubernamentales
  • Ley Electoral y de Partidos Políticos y su Reglamento
  • Ley de Contrataciones del Estado
  • Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas
  • Ley de Actualización Tributaria
  • Acuerdo 489-2008 y su modificación con el Acuerdo 546-2018. Reglamento de Viáticos.
  • Acuerdo No. 404-2021 del Tribunal Supremo Electoral: Creación de la Sección del Fondo Rotativo
  • Acuerdo No. 22-2022 del Tribunal Supremo Electoral: Creación del Centro de Costos.

Objetivos de la dependencia:

  •  Desarrollar, establecer y vigilar los sistemas que faciliten la operación presupuestaria y financiera, asesorando a las Autoridades Superiores y funcionarios del Tribunal Supremo Electoral en todos los aspectos que a este tema se refieran.
  • Administrar y custodiar los recursos financieros del Tribunal Supremo Electoral.
  • Establecer y vigilar los sistemas que faciliten la operación contable, presupuestaria y financiera de la institución de una manera ágil, oportuna y eficiente.
  • Brindar asesoría financiera y contable a la Presidencia, Magistrados, Funcionarios, Directores y Jefes del Tribunal Supremo Electoral, para que la institución pueda cumplir con sus objetivos.
  • Atender los requerimientos de los órganos fiscalizadores internos y externos.

Funciones de la dependencia:

Entre las funciones generales de la Dirección de Finanzas están:

  • Desarrollar las actividades de formulación del anteproyecto de ingresos y egresos, plan operativo anual, proponer y ejecutar conforme las disposiciones de la ley de la materia, modificaciones presupuestarias, programación y reprogramación de la ejecución presupuestaria y financiera del Tribunal;
  • Elaborar métodos y procedimientos técnicos en coordinación con la Presidencia del Tribunal Supremo Electoral, para la estructura adecuada de las funciones asignadas;
  • Colaborar en la formulación y ejecución de investigaciones que puedan simplificar y hacer más eficientes los trabajos de sus dependencias;
  • Rendir a la Presidencia los informes necesarios y los que le sean requeridos;
  • Dirigir, coordinar y supervisar las funciones de los Departamentos o Secciones que estén bajo su responsabilidad, estableciendo los controles correspondientes.
  • Proponer para su aprobación, políticas y estrategias financieras internas y externas, para el mejor aprovechamiento de los recursos
  • Llevar el registro y control financiero, en forma analítica y consolidada de la ejecución del presupuesto;
  • Emitir los documentos contables que permitan cumplir con los compromisos adquiridos por el Tribunal Supremo Electoral.
  • Administrar de conformidad con la ley, los recursos financieros del Tribunal Supremo Electoral;
  • Coordinar la elaboración del anteproyecto del presupuesto anual y someterlo para su aprobación ante el Tribunal Supremo Electoral, realizar las gestiones en el Ministerio de Finanzas Públicas para la asignación de cuotas;
  • Mantener actualizados los registros presupuestarios y contables del Tribunal Supremo Electoral;
  • Llevar a cabo el control de la ejecución del presupuesto anual y realizar periódicamente las evaluaciones correspondientes;
  • Coordinar con la Jefatura de Administración y Servicios Generales la programación de la adquisición de bienes y servicios;
  • Promover la capacitación y desarrollo del personal a su cargo;
  • Rendir a los señores Magistrados del Tribunal Supremo Electoral, los informes periódicos de la ejecución presupuestaria y financiera;
  • Todas aquellas que de acuerdo con la ley y por instrucciones del Presidente del Tribunal Supremo Electoral, le correspondan por razones de su competencia.

La Dirección de Finanzas está compuesta por los siguientes departamentos:

 

Departamento de Presupuesto

Este departamento es el encargado de planificar, asesorar, coordinar y organizar las actividades de formulación, ejecución, control y evaluación del presupuesto del Tribunal Supremo Electoral de acuerdo con las leyes vigentes.

  • Centro de Costos: Tiene a su cargo la ejecución del presupuesto institucional bajo los módulos del Presupuesto por Resultados.

 

Departamento de Contabilidad

El Departamento de Contabilidad es eminentemente técnico y sus acciones se enmarcan en las Normas Gubernamentales de Contabilidad Integrada y otras que le son aplicables. Dentro de sus principales funciones se encuentran la recopilación, evaluación, procesamiento, control, análisis y revelación de la información presupuestaria y contable del Tribunal Supremo Electoral y el control y manejo de los activos fijos del mismo, aplicando la Normativa vigente, este Departamento cuenta con dos unidades:

  • Unidad de Inventarios: En esta unidad se registran las altas y bajas del inventario de la institución y se lleva el control de los bienes muebles del Tribunal Supremo Electoral.
  • Ventanilla Única de Pago de Servicios Básicos, Arrendamientos y otros Servicios: Es la responsable del control, revisión y pago de los servicios básicos, (arrendamiento, telefonía, energía eléctrica, correo, agua, servicio de extracción de basura y otros pagos que se requieran) en coordinación con el Departamento de Servicios Generales.

 

Departamento de Tesorería

Es el responsable de la administración, programación y control de los flujos de ingresos y egresos del Tribunal Supremo Electoral. Así como de velar por la transparencia en la utilización de estos recursos a través de la aplicación de las Normas y Procedimientos que en esa materia corresponden.


Fondo Rotativo Institucional

Tiene a su cargo el control interno de compras y gastos de baja cuantía que requieran un trámite rápido ordenado y dentro del marco legal de las Dependencias del Tribunal Supremo Electoral, así como las reposiciones en dinero para mantener el flujo en efectivo, y las disponibilidades en efectivo de las Delegaciones de este Tribunal.

 

DIRECCIÓN DE SEGURIDAD INSTITUCIONAL

La Dirección de Seguridad Institucional, es la dependencia encargada de todo lo relacionado con la seguridad de los Señores(as) Magistrados(as), así como de los funcionarios, personal e instalaciones del Tribunal Supremo Electoral. Adicionalmente deben velar por la coordinación para que el personal de seguridad ejecutiva realice los turnos y rotaciones necesarias para que no se interrumpa el proceso de vigilancia y protección.   

Base legal:

De conformidad con Acuerdo No. 404-2021, el Tribunal Supremo Electoral en el numeral 4.1. Del Acta número 24-2021 de fecha 23 de junio de 2021, aprobó la modificación al organigrama general, donde se propuso e instruyó se conforme la Dirección de Seguridad Institucional.

Artículo 152 Facultad de creación de dependencias. El Tribunal Supremo Electoral podrá crear las dependencias pertinentes para el mejor desarrollo de sus funcione, las cuales deberán ser reglamentadas al momento de su creación. Ley Electoral y de Partidos Políticos, Decreto Número 1-85 de la Asamblea Nacional Constituyente.

Objetivos de la dependencia:

  • Coordinar lo relacionado con la seguridad de los funcionarios del Tribunal Supremo Electoral dentro y fuera de las instalaciones cuando así sea requerido.
  • Asesorar a los Señores(as) Magistrados(as), en materia de seguridad.
  • Velar por el cumplimiento de los protocolos de seguridad institucional.

Funciones de la Dirección de Seguridad Institucional:

  • Dirigir, orientar, coordinar y evaluar los servicios de seguridad ejecutiva y de instalaciones del Tribunal Supremo Electoral.
  • Dirigir, orientar, coordinar y evaluar los servicios de seguridad del Tribunal Supremo Electoral que permita proteger los derechos a la vida, integridad, libertad y seguridad personal de los Magistrados del Tribunal Supremo Electoral.
  • Liderar la construcción y fortalecimiento de la cultura de seguridad del Tribunal Supremo Electoral.
  • Gestionar la asignación de recursos financieros para el funcionamiento de la Dirección o para el desarrollo de proyectos de inversión que permitan su fortalecimiento.
  • Diseñar y proponer la reglamentación necesaria para la organización y funcionamiento de los diferentes procesos y procedimientos relacionados a la seguridad y protección de la institución.
  • Revisar periódicamente la pertinencia, oportunidad y efectividad de las estrategias, mecanismos, medidas y acciones dispuestas para atender los requerimientos de seguridad del Tribunal Supremo Electoral y sus funcionarios proponiendo o decidiendo según corresponda los ajustes que se estimen necesarios.
  • Proponer, desarrollar convenios de cooperación, colaboración y alianzas interinstitucionales y programas de capacitación, relacionados con la protección de funcionarios y empleados institucionales y con la seguridad de la infraestructura, contribuyendo de esa manera al cumplimiento de la función administrativa a cargo del Tribunal Supremo Electoral.
  • Asesorar a los Magistrados del Tribunal Supremo Electoral, en la definición de políticas y lineamientos para el desarrollo de estrategias, programas y proyectos orientados a brindar seguridad a los servidores públicos del Tribunal Supremo Electoral.
  • Coordinar con la Policía Nacional Civil y demás organismos de seguridad del Estado, las acciones encaminadas a la articulación de esfuerzos y aplicación de protocolos y procedimientos, orientados a la protección de funcionarios y empleados del Tribunal Supremo Electoral y la seguridad de las instalaciones.
  • Las demás asignadas por la ley, acuerdos o reglamentos adicionales impuestas por la jefatura inmediata.

Funciones de la Sección de Seguridad Ejecutiva:

  • Dar cumplimiento a los protocolos de seguridad establecidos por el Tribunal Supremo Electoral.
  • Asignar tareas específicas a los agentes de seguridad ejecutiva, así como a los pilotos asignados a los Señores(as) Magistrados(as).
  • Cumplir y hacer que se cumplan las directrices emanadas por el Tribunal en materia de seguridad ejecutiva.
  • Proporcionar al personal a su cargo cuente con el equipo necesario para el desarrollo de sus funciones, así como el cumplimiento de los horarios establecidos y disciplina en los mismos.
  • Coordinas comitivas de avanzada en actividades desarrolladas por los Señores(as) Magistrados(as), cuando sean requeridas.
  • Coordinar las gestiones en materia operativa y logística que sean de utilidad para la sección.
  • Realizar las investigaciones correspondientes respecto a cualquier hecho o circunstancia que vulnere la seguridad personal de los Señores(as) Magistrados(as).
  • Emitir informes y recomendaciones al jefe inmediato superior cuando considere necesario o se le requieran.

Funciones de la Sección de Seguridad de Edificios

  • Ser responsable del cumplimiento de los protocolos de seguridad establecidos por el Tribunal.
  • Dirigir la política de seguridad institucional en materia de seguridad de instalaciones.
  • Coordinar las acciones de seguridad con distintas instituciones públicas cuando estas sean requeridas.
  • Coordinar la planificación, organización y control de las actuaciones institucionales precisas para la implantación y realización de los servicios de prevención de seguridad con la finalidad de prevenir, proteger y reducir la manifestación de riesgos.
  • Velar permanentemente por la seguridad interna de las dependencias a cargo del del Tribunal.
  • Facilitar los procedimientos internos con el personal de la sección, incluyendo la gestión en materia de administración de personal que corresponda.
  • Coordinar la supervisión que los horarios de turnos del personal de la sección se cumplan de acuerdo con las necesidades en el servicio.
  • Coordinar con la Dirección de Recursos Humanos, la realización, evaluación y actualización de los planes de emergencia de seguridad laboral.
  • Realizar las investigaciones internas respecto a las acciones que pudieran representar vulnerabilidad de seguridad institucional.
  • Emitir informes y recomendaciones al jefe inmediato superior cuando considere necesario o se lo requieran.

La Dirección de Seguridad Institucional está compuesta por las siguientes secciones:


Sección de Seguridad Ejecutiva

Se encarga de la administración del personal de seguridad ejecutiva, coordinar los turnos y del cumplimiento de los protocolos de seguridad que se deben seguir al momento de realizar sus funciones.

 

Sección de Seguridad de Edificios

Es la responsable de velar por el buen desempeño del personal asignado a la seguridad de las diferentes instalaciones que ocupan las dependencias del Tribunal Supremo Electoral y de que se cuente con las medidas de seguridad necesarias en la infraestructura de estas.

 

ORGANIGRAMA DE LA GERENCIA ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA Y LAS DEPENDENCIAS QUE LA INTEGRAN

 

  • Corte de Constitucionalidad
  • Congreso de la República
  • Ministerio Púbico
  • Procuraduría de los Derechos Humanos

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